Underlag för konsekvensbedömning (DPIA)

1. Roller och avtal

Ni som kund är personuppgiftsansvarig för de samtal som förs med boten på er webbplats. Cowrite AB (org.nr 556965-8502) är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enligt biträdesavtalet, som ingår i villkoren för tjänsten.

• Biträdesavtal: kansai.se/sv/bitradesavtal
• Villkor: kansai.se/sv/villkor

2. Beskrivning av behandlingen

Ändamål

Att besvara frågor från besökare på er webbplats utifrån ert eget material, till exempel sidor, dokument och frågor och svar som ni själva har lagt in, och att ge er statistik över vad besökarna frågar om.

Registrerade

• Besökare som använder chattboten på er webbplats.
• Er personal som loggar in i statistikvyn eller svarar i livechatten.

Personuppgifter

• Det besökaren själv skriver i chatten. Boten efterfrågar inga personuppgifter, men fritext kan innehålla vad som helst.
• Filer som besökaren skickar när er personal har tagit över samtalet.
• För er personal: e-postadress, visningsnamn, eventuell profilbild och tidpunkt för senaste inloggning.

Tjänsten samlar inte in känsliga personuppgifter avsiktligt och identifierar inte besökaren. Den lagrar inte IP-adress, webbläsaruppgifter eller position tillsammans med samtalen.

3. Så går ett samtal till

1. Besökaren skriver en fråga i chattfönstret på er webbplats. Frågan får vara högst 2 000 tecken.
2. Personnummer, samordningsnummer, e-postadresser, telefonnummer, kortnummer och IBAN i frågan ersätts med etiketter, till exempel [personnummer], innan något annat händer.
3. Den maskerade frågan används för att söka fram de mest relevanta styckena ur ert eget material. Sökningen sker i vår databas inom EU, med hjälp av en sökvektor som räknas fram hos Google.
4. Frågan, de hittade styckena och de senaste turerna i samma samtal skickas till språkmodellen, som formulerar svaret.
5. Den maskerade frågan och svaret sparas i databasen inom EU, så att ni kan se samtalen i er statistikvy.

Tar någon i er personal över samtalet går meddelandena direkt mellan besökaren och personalen, utan språkmodell. Besökarens meddelanden maskeras på samma sätt innan de sparas.

4. Var uppgifterna finns och underbiträden

Chattloggar, filer och användaruppgifter lagras i vår databas hos Supabase i EU (Irland). Tjänstens serverfunktioner körs i Vercels region Dublin.

* Amerikanskt bolag med behandling inom EU. Skulle uppgifter ändå överföras till USA, till exempel vid support, sker det med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler och/eller EU-U.S. Data Privacy Framework. Byter vi underbiträde får ni besked minst 30 dagar i förväg, med rätt att säga upp avtalet.

5. Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

• Ingen identifiering av besökaren: Besökaren behöver inget konto. Widgeten sätter inga cookies och sparar varken IP-adress, sidadress eller webbläsaruppgifter tillsammans med samtalet. Det enda som sparas i besökarens webbläsare är ett slumpat samtals-id, så att samtalet finns kvar om sidan laddas om.
• Maskering: Personnummer och samordningsnummer (kontrolleras mot datum och kontrollsiffra), e-postadresser, telefonnummer, kortnummer och IBAN maskeras i besökarens frågor innan de skickas till språkmodellen och innan de sparas. I botens svar maskeras personnummer, kortnummer och IBAN innan svaret sparas.
• Kundstyrd gallring: Ni väljer själva hur länge samtalen sparas: 30, 90, 180 eller 365 dagar, eller tills avtalet upphör. Gallringen körs automatiskt varje natt. Vid avtalets slut raderas chattloggar, filer och era användares inloggningsuppgifter inom 30 dagar.
• Inloggning till statistikvyn: Samtalen syns bara för behöriga personer som ni utser. Inloggning sker med engångskod till e-post, och ni kan kräva tvåstegsverifiering (TOTP) för alla användare. Hela domäner kan godkännas, men aldrig allmänna e-posttjänster som Gmail.
• Åtkomstlogg: Varje åtkomst till statistik och samtal loggas med vem som gjorde den, både er personal och vår. Loggen sparas i ett år.
• Vår egen åtkomst: Ett fåtal medarbetare hos oss kan logga in för support och drift. De loggar in med lösenord och en engångskod till sin personliga e-postadress, och deras åtkomst loggas som alla andras.
• Rapporter bara till behöriga: Chattrapporter per e-post går bara till behöriga användare, och behörigheten kontrolleras vid varje utskick.
• Kryptering i överföring: All trafik mellan webbläsare, tjänst och underbiträden går krypterat över HTTPS.
• Ingen spårning: Tjänsten innehåller inga analysverktyg, annonsskript eller tredjepartsspårning.
• Inga automatiserade beslut: Boten svarar på frågor utifrån ert material. Den fattar inga beslut om enskilda, gör ingen profilering och kan inte boka, registrera eller ändra något i era system.
• Dataminimering i boten: Boten är instruerad att aldrig efterfråga personuppgifter och att inte upprepa sådana uppgifter om besökaren ändå lämnar dem.

6. Riskbedömning

Så här bedömer vi de risker som brukar tas upp i en konsekvensbedömning av en chattbot. Den slutliga bedömningen är er, eftersom den beror på vilka frågor boten ska ta emot.

7. Det här kan ni själva ställa in

• Välj en gallringstid, gärna 30 eller 90 dagar.
• Kräv tvåstegsverifiering för alla som loggar in i statistikvyn.
• Lägg upp behöriga per person, eller godkänn er egen domän.
• Ge boten egna instruktioner, till exempel att hänvisa till e-tjänster och handläggare för ärenden som rör enskilda.
• Komplettera er egen integritetsinformation på webbplatsen med en rad om chattboten.
• Avstå från livechatt om ni inte vill att personal tar över samtal eller tar emot filer.

8. Registrerades rättigheter och incidenter

Vill en besökare få ett samtal raderat hjälper vi er att hitta och radera det. Vid en personuppgiftsincident meddelar vi er utan onödigt dröjsmål, så att ni kan uppfylla er skyldighet gentemot Integritetsskyddsmyndigheten.

9. Frågor

Behöver ni mer underlag, eller vill gå igenom bedömningen tillsammans? Hör av er till magnus@cowrite.com.