Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Parter och roller

Detta avtal ingås mellan er som kund (personuppgiftsansvarig) och Cowrite AB, org.nr 556965-8502 (personuppgiftsbiträde), och är en del av användarvillkoren för Kansai. När besökare chattar med er bot behandlar vi personuppgifter för er räkning. Avtalet uppfyller kraven i artikel 28.3 i dataskyddsförordningen (GDPR).

2. Behandlingens art och ändamål

Vi behandlar personuppgifter i den utsträckning som krävs för att driva er chattbot: besvara besökarnas frågor, analysera vilka frågor boten har svårt att svara på, visa statistik och konversationshistorik för er och de personer ni ger behörighet, samt skicka inloggningskoder, chattrapporter och driftmejl. Behandlingen pågår under abonnemangstiden och upphör enligt punkt 8.

3. Kategorier av uppgifter och registrerade

Registrerade är era webbplatsbesökare och era kontaktpersoner. Uppgifterna omfattar chattmeddelanden i fritext, som kan innehålla personuppgifter besökaren själv skriver, samt namn och mejladress för er och de personer ni ger behörighet till statistiken. Boten är inte byggd för att be besökare om personuppgifter eller känsliga personuppgifter.

4. Instruktioner

Vi behandlar uppgifterna endast enligt era dokumenterade instruktioner. Villkoren, detta avtal och de inställningar ni gör i tjänsten utgör era instruktioner, till exempel vilka personer som har behörighet, om tvåstegsverifiering krävs och hur länge konversationer ska sparas. Anser vi att en instruktion strider mot GDPR meddelar vi er.

5. Sekretess och säkerhet

Personer med åtkomst till uppgifterna omfattas av sekretess. Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32 GDPR, bland annat följande.

• Uppgifterna krypteras vid överföring och lagring, databasen med chattloggar ligger inom EU och tjänstens serverfunktioner körs i Dublin. Varje åtkomst till statistik och konversationer loggas med vem som gjorde den, och loggen sparas i ett år.
• Statistik och konversationer kräver inloggning. Bara personer ni gett behörighet, eller som har en mejladress på en domän ni godkänt, kommer in. Varje person loggar in med en engångskod som skickas till den egna mejladressen. Tvåstegsverifiering med autentiseringsapp kan slås på per person eller krävas för alla. Därutöver kan ett fåtal behöriga medarbetare hos Kansai logga in för support och drift, med lösenord och en engångskod till den egna mejladressen.
• Personnummer, samordningsnummer, telefonnummer, mejladresser, kortnummer och kontonummer i IBAN-format som besökare skriver maskeras innan meddelandet sparas eller skickas vidare till underbiträden för AI-generering. Uppgifterna ersätts med en markering, till exempel [personnummer], och går inte att återskapa.
• Chattrapporter per mejl skickas bara till personer som har behörighet till statistiken. Behörigheten kontrolleras vid varje utskick.

Maskeringen omfattar uppgifter som känns igen tillförlitligt i text. Namn, adresser, svenska kontonummer med clearingnummer, bankgiro- och plusgironummer och andra personuppgifter i löpande text maskeras inte automatiskt. Bilder och dokument som besökare bifogar till boten skickas omaskerade till underbiträdet för AI-generering men sparas inte, bara filens namn sparas, maskerat. Har någon i er personal tagit över samtalet i livechatten och besökaren bifogar en fil där, sparas filen i privat lagring så att personalen kan se den, och raderas tillsammans med samtalet enligt punkt 8. Sådana uppgifter skyddas i stället av behörighetsstyrningen och den radering ni väljer enligt punkt 8.

6. Underbiträden

Ni godkänner att vi anlitar underbiträdena nedan. Byter vi eller lägger till underbiträden meddelar vi er minst 30 dagar i förväg; invänder ni har ni rätt att säga upp abonnemanget innan ändringen träder i kraft. Samma dataskyddskrav som i detta avtal åläggs varje underbiträde.

* Amerikanskt bolag med behandling inom EU. Skulle uppgifter ändå överföras till USA, till exempel vid support, sker det med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler och/eller EU-U.S. Data Privacy Framework.

7. Bistånd, incidenter och registrerades rättigheter

Vi hjälper er att svara på registrerades begäranden (registerutdrag, radering med mera) och bistår vid konsekvensbedömningar och kontakter med tillsynsmyndighet. Personuppgiftsincidenter meddelas er utan onödigt dröjsmål efter att vi fått kännedom om dem.

8. Radering och granskning

Ni väljer själva hur länge konversationer sparas: 30, 90, 180 eller 365 dagar, eller tills abonnemanget upphör. Väljer ni en tidsgräns raderas varje natt de konversationer vars senaste meddelande är äldre än gränsen. Raderade konversationer försvinner ur säkerhetskopiorna i takt med att dessa roteras, och chattrapporter som redan mejlats omfattas inte av raderingen. Inloggningskoder raderas automatiskt inom två dygn efter att de gått ut. När abonnemanget upphör raderar vi eller, på er skriftliga begäran, återlämnar vi botens chattloggar, filer och leads inom 30 dagar, och raderar samtidigt era användares inloggningsuppgifter. Efter återlämnande raderar vi våra kopior, om inte lag kräver fortsatt lagring. Ni har rätt att få den information som behövs för att visa att detta avtal följs, och att låta genomföra granskning. Skriv till support@cowrite.com så hjälper vi till.

9. Övrigt

Svensk rätt tillämpas på avtalet. Vid konflikt mellan detta avtal och användarvillkoren har detta avtal företräde i frågor som rör personuppgifter.

Cowrite AB · Org.nr 556965-8502 · c/o Hanefalk, Rörstrandsgatan 24, 113 40 Stockholm · Användarvillkor · Integritetspolicy